この記事は、Google Workspaceの便利機能の一つである「共有ドライブ」について詳しく解説しています。共有ドライブは、組織やプロジェクトチーム内でファイルを共有・管理するために使用され、共有ドライブ内のファイルやフォルダーの所有権は共有ドライブ自体にあります。これにより、メンバーが組織を離れてもファイルやフォルダーは共有ドライブに残り続けるため、とても便利ですよ。
Googleの「共有ドライブ」とは
無料のGoogleになく、Google Workspaceにしかないのが、「共有ドライブ」です。
共有ドライブは無料のGoogleしか使ったことがない方は馴染みがないかもしれません。
共有ドライブは、 Google Workspace の特定のエディション以上で使用可能な機能です。
そして無料のGoogleで使える「共有アイテム」と名前は似てますが、機能は異なります。
「共有ドライブ」と「共有アイテム」の違い
Google ドライブでの「共有ドライブ」と「共有アイテム」は、ファイルやフォルダーを他のユーザーと共有する方法に関連していますが、使用目的や機能面でいくつかの違いがあります。
共有ドライブ
- 目的: 共有ドライブは、組織やプロジェクトチーム内でファイルを共有・管理するために使用されます。共有ドライブ内のファイルやフォルダーは、ドライブにアクセス権を持つすべてのメンバーと共有されます。
- 所有権: 共有ドライブ内のファイルやフォルダーの所有権は、個々のユーザーではなく、共有ドライブ自体にあります。そのため、メンバーが組織を離れても、ファイルやフォルダーは共有ドライブに残り続けます。
- 管理機能: 管理者はメンバーのアクセス権を管理し、どのユーザーがファイルの追加、編集、削除を行えるかを制御できます。これは、プロジェクトやチームのニーズに合わせてアクセス権をカスタマイズするのに便利です。
- 使用場面: 共有ドライブは、チームや組織単位での協業に最適です。プロジェクトのドキュメントやリソースを一箇所に集約して管理したい場合に有効です。
共有アイテム
- 目的: 個々のファイルやフォルダーを特定のユーザーやグループと共有する際に使用します。共有は、特定のアイテムに対してのみ行われます。
- 所有権: 共有アイテムは、元のアップロード者または作成者が所有し続けます。共有は許可されたユーザーとの間でのみ有効であり、所有者がアイテムを削除すると、共有も終了します。
- 管理機能: アイテムの所有者は、他のユーザーに対して「閲覧のみ」「コメント付き閲覧」「編集」のいずれかの権限を個別に付与できます。ただし、共有設定の細かい管理は共有ドライブほど柔軟ではありません。
- 使用場面: 個別のファイルやフォルダーを特定の人と共有したい時、または外部のクライアントやパートナーとの協業に便利です。特定のドキュメントのレビューやフィードバックが必要な場合にも使用されます。
会社では「共有ドライブ」を使うべき理由
共有ドライブと共有アイテムは似たように見えます。特徴をまとめると次のとおりです。
- 共有ドライブは、組織やプロジェクトレベルでの広範な共有と管理に適しており、チームワークを促進します。
- 共有アイテムは、特定のファイルやフォルダーを限定したユーザーと共有する場合に適しており、よりパーソナライズされた共有が可能です。
共有アイテムの場合、メンバーが所有権を持っていれば、そのメンバーがいなくなれば、そのデータにはアクセスできなくなります。これでは不便なので共有ドライブが便利です。
「共有ドライブ」の設定方法
「共有ドライブ」の階層ごとのアクセス権について
共有ドライブ内のフォルダは、最大 20 レベルまで階層化できます。各フォルダも上記のようにアクセス権限の設定ができるのでWindowsのような権限設定が可能です。
「共有アイテム」から「共有ドライブ」へのデータ移動のエラーの対処法
「共有アイテム」から「共有ドライブ」へのデータ移動する際に下のようなエラーが出てくる場合があります。
この原因の多くがオーナー権限がない場合に多いです。
最初にオーナ権限の確認
まず、Googleドライブの検索バーに「owner:me」と入力し検索して、自分にオーナー権限があるものをリストアップし、自分に権限があるかを確認します。
権限がない場合は、対象のファイルを右クリックし「共有」ー＞「オーナー権限の譲渡」で権限を移してから再度移動します。
ドメイン以外には権限は移せない
自分のドメイン以外（例えばgmai.comなど）のユーザーに対しては権限が移せません。
この場合、色々調べましたが、自分のPCにダウンロードして、アップロードし直すのが一番早かったです。
